Anlass erfassen und
veröffentlichen

Bevor du beginnst

Ein Anlass ist in zwei Minuten erfasst, wenn die drei Angaben bereitliegen, nach denen das Formular zuerst fragt: Titel, Datum und Treffpunkt. Alles Übrige lässt sich später ergänzen.

Was du brauchst

• Ein Konto mit Funktionär-Profil – oder Administrationsrechte für eine Firma beziehungsweise einen Verein. Ohne das eine oder andere zeigt das Formular nur den Hinweis „Nur angemeldete Funktionäre oder Firmen-Admins können Events erstellen“.
• Titel, Datum und Treffpunkt. Nur das Startdatum ist ein Pflichtfeld.
• Falls vorhanden: ein Titelbild im Querformat, mindestens 1200 Pixel breit. Fehlt es, setzt GuideHub das im Admin hinterlegte Platzhalterbild ein.

Was nachher passiert

• Der Anlass erscheint in der öffentlichen Anlassliste und auf deinem Profil.
• Gäste können sich anmelden – mit Konto oder, wenn du es zulässt, ohne.
• Du bekommst eine Teilnehmerliste, eine Packliste, ein Dossier und die Abrechnung dazu, ohne weiteres Zutun.

Am Computer

Der klassische Weg: anmelden, Dashboard öffnen, Formular ausfüllen, erstellen.

2.1 Das Formular öffnen

1. Melde dich auf der Website an.
2. Öffne dein Dashboard. Du landest im Register Übersicht.
3. Klicke auf + Neues Event.

Derselbe Knopf steht auch im Register Events ganz unten („+ Neues Event erstellen“). Beide führen auf die Seite kurs-erstellen.

Register „Übersicht“ im Funktionär-Dashboard. Die Zahlen darunter sind Verknüpfungen: ein Klick führt ins jeweilige Register.

2.2 Schritt 1 – Eckdaten

Das Formular öffnet sich leer und mit der Überschrift Neues Event. Oben läuft die Schrittleiste; der aktive Schritt ist orange, erledigte Schritte werden dunkel.

Schritt 1 im Ganzen, so wie er beim Öffnen aussieht.

Felder von oben nach unten:

• Titel – der Name, unter dem der Anlass in allen Listen erscheint. Nimm das Ziel hinein, nicht die Wetterlage: „Flow und Aussicht: Feldis – Chur“ sagt mehr als „Tagestour“.
• Titelbild – entweder Bild aus Mediathek wählen / hochladen oder direkt eine Datei vom Rechner. Querformat, mindestens 1200 Pixel breit.
• Bildergalerie – bis zu fünf weitere Bilder, per Ziehen sortierbar. HEIC-Fotos von iPhones werden schon im Browser in JPG umgewandelt; der Aufnahmeort geht dabei verloren.
• Sprache des Events – in welcher Sprache Titel und Beschreibung erfasst sind. Übersetzt wird der Text nicht; die Angabe dient der Anzeige.
• Sportart – bestimmt mit, auf welcher Domain der Anlass erscheint, und filtert die Auswahl unter „Art“: Arten, die zu einer anderen Sportart gehören, verschwinden aus der Liste.
• Art – Tour, Kurs, Training, Anlass, Reise. Je nach Art erscheinen darunter zusätzliche Felder.
• Schwierigkeit – leicht, mittel, anspruchsvoll. Gäste filtern danach.
• Zielgruppe – Mehrfachauswahl (z. B. Kinder & Jugendliche, Erwachsene). Leer heisst: für alle offen.
• Aus Vorlage importieren – klappt einen Bereich auf, in dem du eine Tourenvorlage oder eine Kursvorlage übernehmen kannst. Titel, Beschreibung und Ort werden dann vorbefüllt und die Vorlage bleibt mit dem Anlass verknüpft. Dort wählst du auch, ob du eine Tour, einen Kurs oder eine Reise erstellst.
• Kurzbeschreibung – ein bis zwei Sätze. Das ist der Text, der in den Listen steht.
• Beschreibung – der ausführliche Text mit Formatierung und Bildern.
• Status – Geplant (Vorgabe), Definitive Durchführung oder Durchgeführt / Abgeschlossen. Beim Erfassen bleibt es bei „Geplant“.
• Sichtbarkeit – Veröffentlicht, Entwurf oder Privat. Dazu mehr in Kapitel 4.
• Bei jeder Anmeldung eine E-Mail an den Organisator senden – standardmässig an.
• Datenschutz – Teilnehmerliste – ob Angemeldete eine Zusammenfassung oder die ganze Liste sehen. Ohne Haken sieht die Liste nur die Leitung.
• Link zur Event-Webseite und Beschreibung als PDF – beides optional. Das PDF erscheint am Anlass als Knopf „Beschreibung (PDF)“, maximal 20 MB.

Oberer Teil von Schritt 1 an einem ausgefüllten Beispiel: Titel, Titelbild und Galerie.

Unterer Teil von Schritt 1: Sportart und Art, Zielgruppe, Beschreibung, Status und Sichtbarkeit.

2.3 Schritt 2 – Termin & Ort

Klicke auf Weiter. Bevor GuideHub weiterschaltet, prüft es die Pflichtfelder des aktuellen Schrittes; fehlt etwas, springt der Cursor dorthin.

Schritt 2 mit Karte. Der Knopf „Auf Karte suchen“ sucht die eingetippte Adresse; die Stecknadel lässt sich verschieben.

• Ort / Treffpunkt – so genau wie möglich. „Bahnhof Chur, Gleis 9“ ist besser als „Chur“. Tippe den Ort ein und klicke Auf Karte suchen; danach kannst du die Stecknadel verschieben oder woandershin klicken.
• Ohne genaue Koordinaten speichern – dann wird der Anlass bei „in meiner Nähe“ nicht gefunden. Nur setzen, wenn der Treffpunkt wirklich geheim bleiben soll.
• Startdatum – das einzige Pflichtfeld des ganzen Formulars.
• Enddatum – nur bei mehrtägigen Anlässen nötig.
• Startzeit und Endzeit – erscheinen am Anlass als „09:15–16:30 Uhr“.
• Anmeldeschluss – danach ist keine Anmeldung mehr möglich.

Mehrere Termine auf einmal

Nur beim Erstellen steht unter den Datumsfeldern der Bereich Weitere Termine (optional). Jedes zusätzliche Datum erzeugt beim Speichern eine eigene Kopie des Anlasses, die du danach einzeln bearbeiten kannst. Beim späteren Bearbeiten ist dieser Bereich nicht mehr da – er gehört zum Anlegen, nicht zum Ändern.

Nur beim Erstellen: „+ Termin hinzufügen“ legt pro Datum eine Kopie des Anlasses an.

2.4 Schritt 3 – Preis & Plätze

Schritt 3. Bei einem kostenlosen Anlass bleibt der Preis auf 0.

• Preis (CHF) – 0 lassen, wenn der Anlass kostenlos ist.
• Preisart – Fixpreis: der Betrag gilt fest, es kann sofort gebucht werden. Richtpreis (ab): der Betrag erscheint als „ab“-Preis, die Anmeldung ist eine unverbindliche Anfrage. Den verbindlichen Preis legst du danach pro Anfrage in der Gästeliste fest; der Gast bestätigt ihn.
• Währung – Vorgabe CHF.
• Max. Teilnehmer – ist die Zahl erreicht, ist der Anlass ausgebucht.
• Mindestteilnehmer – sobald so viele angemeldet sind, springt der Status selbständig auf Definitive Durchführung.

2.5 Schritt 4 – Funktionäre & Abrechnung

Schritt 4. Ohne Firma oder Verein läuft der Anlass über dich, und du erhältst 100 Prozent.

• Firma / Verein – „Ohne Firma/Verein“ heisst: normaler Anlass, läuft über dich. Wählst du einen Verein, erscheint der Anlass zusätzlich unter den Vereinsanlässen. Mit einer Firma erscheint er im Firmen-Dashboard, und die Auszahlungsart richtet sich nach der Firma. Die Wahl ist jederzeit änderbar.
• Weitere Funktionäre & Aufteilung der Event-Gebühren – du bist als Ersteller automatisch dabei und erhältst den Rest. Suche weitere Funktionäre über das Namensfeld und gib deren Anteil in Prozent an. Rechnet die Firma selbst ab, wählst du hier nur, wer beteiligt ist.
• Funktionär von ausserhalb hinzufügen – für Personen ohne GuideHub-Konto: E-Mail-Adresse und Anteil erfassen. Die Einladung wird beim Speichern verschickt.

2.6 Schritt 5 – Buchung & Anmeldung

Schritt 5. Hier steht der Knopf, der den Anlass anlegt: „✓ Event erstellen“.

• Zusätzliche Anmeldefelder – eigene Fragen an die Teilnehmenden, etwa T-Shirt-Grösse oder Verpflegungswunsch. Je Feld wählst du Bezeichnung, Typ (Freitext, Ja/Nein, Auswahl, Mehrfachauswahl) und ob es Pflicht ist. Bei Auswahl und Mehrfachauswahl trennst du die Optionen mit Komma.
• Buchung – Direkt über die Website buchbar (die Regel) oder Link auf externe Website. Beim zweiten Weg trägst du den externen Buchungslink ein; GuideHub nimmt dann keine Anmeldungen entgegen.
• Nur für Vereinsmitglieder anmeldbar – greift nur, wenn in Schritt 4 ein Verein gewählt ist. Der Anlass bleibt sichtbar, anmelden können sich aber nur Mitglieder.

2.7 Erstellen

Klicke auf ✓ Event erstellen. GuideHub speichert, legt allfällige Termin-Kopien an und führt dich direkt auf die Seite des neuen Anlasses. Oben steht die Meldung „Event gespeichert.“ – daran erkennst du, dass alles durchgelaufen ist.

Beim späteren Bearbeiten heisst derselbe Knopf nur noch Speichern.

Am Handy

Es ist dasselbe Formular – nicht eine abgespeckte Fassung. Nur die Umgebung ist eine andere: die App-Ansicht mit dunkler Kopfzeile, einer Spalte und einer Schrittanzeige statt der breiten Schrittleiste.

3.1 Zum Formular

1. Öffne die App oder die Website auf dem Handy und melde dich an.
2. Du landest in myHub, der Kachel-Startseite.
3. Tippe auf die Kachel Neues Event („Tour/Anlass erstellen“).

Rufst du am Handy die Adresse der Seite kurs-erstellen auf – etwa über einen Link vom Computer –, leitet GuideHub selbständig in die App-Ansicht um. Du landest an derselben Stelle.

myHub: die Kachel „Neues Event“ steht in der Mitte, zwischen „Meine Kinder“ und „Reko / Planung“.

3.2 Die fünf Schritte am Handy

Unter dem Titel steht die Schrittanzeige in Kurzform: Schritt 1 / 5 – Eckdaten. Die Kreise der Schrittleiste bleiben, ihre Beschriftungen sind ausgeblendet – dafür ist der Bildschirm zu schmal. Erledigte Schritte werden dunkel, der aktuelle ist orange.

Die Felder stehen untereinander statt nebeneinander. Ein Unterschied im Wortlaut: das Ortsfeld heisst am Handy schlicht Treffpunkt statt „Ort / Treffpunkt“.

Schritt 1 am Handy, beim Öffnen. Oben die Kopfzeile der App-Ansicht mit dem Zurück-Pfeil.

Derselbe Schritt an einem ausgefüllten Beispiel: Titel, Titelbild, Galerie.

Weiter unten in Schritt 1: Sportart und Art, Zielgruppe, Beschreibung, Sichtbarkeit.

Schritt 2: Treffpunkt mit Karte, darunter Datum, Zeiten und Anmeldeschluss.

Schritt 3: Preis, Preisart, Währung, Plätze.

Schritt 4: Firma oder Verein, weitere Funktionäre, Aufteilung.

Schritt 5 mit dem Knopf „✓ Event erstellen“.

3.3 Erstellen und nachsehen

Tippe auf ✓ Event erstellen. Danach siehst du den Anlass so, wie ihn deine Gäste am Handy sehen: Titelbild, Eckdaten, Leitung, Treffpunkt, Beschreibung und – sobald du eine hinterlegt hast – die Packliste. Über Bearbeiten kommst du von dort zurück ins Formular.

Der fertige Anlass in der App-Ansicht. Der Knopf „Bearbeiten“ führt zurück ins Formular.

Veröffentlichen

„Veröffentlicht“ ist kein eigener Knopf, sondern ein Feld in Schritt 1. Daneben gibt es eine zweite Hürde, die nur manche betrifft: die Freigabe durch die Geschäftsstelle.

Die drei Sichtbarkeiten

Die Sichtbarkeit lässt sich jederzeit ändern. Aus einem Entwurf wird ein öffentlicher Anlass, indem du ihn bearbeitest, das Feld umstellst und speicherst.

Wann eine Freigabe nötig ist

GuideHub veröffentlicht einen Anlass sofort, wenn mindestens ein zertifizierter Funktionär zugewiesen ist. Ist das nicht der Fall, geht der Anlass zur Prüfung an die Geschäftsstelle, bevor er sichtbar wird. Zwei Ausnahmen gibt es:

• Der Anlass ist kostenlos, oder
• er ist nur für Vereinsmitglieder anmeldbar.

Trifft eines davon zu, entfällt die Prüfung. Das Formular weist in Schritt 5 ausdrücklich darauf hin, sobald die Kombination „kein zertifizierter Funktionär, aber kostenpflichtig und öffentlich“ entsteht: „⚠ Freigabe nötig“. Eine einmal erteilte Freigabe bleibt bestehen, auch wenn du den Anlass später nochmals bearbeitest.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

1. Nach dem Speichern steht oben „Event gespeichert.“
2. Du landest auf der Seite des Anlasses und siehst ihn so, wie ihn Gäste sehen.
3. Im Dashboard, Register Events, steht er unter Kommende mit Status und Buchungszahl.

So erscheint der Anlass für Gäste: Bild, Titel, Art und Schwierigkeit, Leitung, Text und die Eckdaten.

Nach dem Speichern

Im Register Events liegen alle deine Anlässe, getrennt nach Kommende und Vergangene. Zu jedem stehen dieselben vier Handgriffe bereit.

Register „Events“: je Anlass Status, Anzahl Buchungen und die vier Handgriffe.

Löschen

Ganz unten im Bearbeitungsformular steht Event löschen, mit Rückfrage. Gibt es bereits Anmeldungen, ist Löschen nicht mehr möglich – dann steht dort der Hinweis „Löschen nicht möglich: für dieses Event gibt es bereits Anmeldungen“. In dem Fall ist Event absagen der richtige Weg.

Stolpersteine

„Weiter“ tut nichts

Dann fehlt im aktuellen Schritt ein Pflichtfeld. GuideHub prüft vor dem Weiterschalten und setzt den Cursor auf das Feld, das es beanstandet. Praktisch betrifft das nur das Startdatum in Schritt 2 und den Titel in Schritt 1.

Die gewünschte „Art“ steht nicht in der Liste

Die Auswahl unter Art hängt von der gewählten Sportart ab. Wähle zuerst die Sportart; danach stehen die passenden Arten bereit.

Der Anlass erscheint nicht in der öffentlichen Liste

Drei Ursachen, in dieser Reihenfolge prüfen:

1. Sichtbarkeit steht auf Entwurf oder Privat.
2. Der Anlass wartet auf Freigabe (siehe Kapitel 4).
3. Es ist keine Sportart gesetzt. Ohne Sportart lässt sich der Anlass keiner Domain zuordnen und wird darum nicht gelistet.

Der Treffpunkt wird bei „in meiner Nähe“ nicht gefunden

Entweder ist Ohne genaue Koordinaten speichern angehakt, oder die Stecknadel wurde nie gesetzt. Ein Text allein genügt nicht – die Karte braucht den Punkt.

Ich wollte einen wöchentlichen Termin

Für wiederkehrende Anlässe gibt es Serien im Vereinsbereich: ein Muster statt dreissig Einzelterminen. „Weitere Termine“ im Formular ist die kleine Lösung für zwei, drei zusätzliche Daten.

Der Preis soll verhandelbar sein

Dafür ist die Preisart Richtpreis (ab) gedacht. Die Anmeldung wird dann zur Anfrage, und du bestimmst je Anfrage den verbindlichen Preis.

Alle Felder in einem Satz

Zum Nachschlagen – in der Reihenfolge des Formulars.

Schritt 1 – Eckdaten

Schritt 2 – Termin & Ort

Schritt 3 – Preis & Plätze

Schritt 4 – Funktionäre & Abrechnung

Schritt 5 – Buchung & Anmeldung

Fragen zu dieser Anleitung: Twister Informatics GmbH, Brüttenerstrasse 1, 8315 Lindau. Stand: 23. September 2026.